Werkwijze interim management

Inleiding
Bij de werkwijze staat het gebruik van het mindmappen centraal. Een handig systeem en een manier van denken waarmee snel inzicht verkregen wordt. Het plan van aanpak is dan het eerste resultaat na de start en het contract. Uit de korte historie, de huidige situatie en het beeld ontstaat het perspectief. Dit perspectief resulteert dan in een aantal hoofddoelen. Deze hoofddoelen zijn dan de ruggengraat van het activiteitenplan. In dit plan worden de hoofddoelen uitgewerkt in verschillende haalbare werkdoelen. De opdrachtgever wordt stap voor stap meegenomen in het plan van aanpak als wel in het activiteitenplan. De opdracht is hierdoor van begin tot het einde op de voet te volgen. Het plan van aanpak is binnen 3-5 weken klaar en de eerste haalbare werkdoelen zijn dan al zichtbaar. Het komt voor dat sommige werkdoelen niet of deels gehaald worden. Op het moment dat dit een negatief effect heeft op de haalbaarheid van een of meer hoofddoelen, dan moet er opnieuw naar het perspectief gekeken worden en mogelijk moet dit dan bijgesteld worden. Al met al maakt het, dat op deze manier het proces van de interim opdracht goed te volgen is en er sprake is van een cyclisch proces. Bij overbrugging zal de werkwijze niet zo intensief uitgewerkt zijn als bij crisis of vernieuwing.
 
Intake
Formulering bestaande en gewenste toekomstige situatie;  vaststelling of competentieprofiel voldoet; overeenkomst over: kennisniveau, vaardigheden, ervaring, tijdsduur, tijdslimiet en tariefstelling, met mogelijk als resultaat een contract en afspraken over de start. De eerste contouren van het plan van aanpak zijn dan helder. Het concept perspectief is dan bij opdrachtgever en opdrachtnemer helder.
 
Analyse
Duur maximaal 3-5 weken; verkrijgen inzicht in historie, huidige situatie en het geven van een beeld zijn dan beschreven; relevante feiten; gevoeligheden; aard van de problematiek; resultaat bovenstaande is: definitieve plan van aanpak
 
Activiteitenplan
Overleg opdrachtgever; bevat: activiteiten, resultaten, planning, tijdsfasering, benodigde middelen, bevoegdheden en randvoorwaarden; bij overeenstemming: uitvoering.
 
Uitvoering
Uitvoering geven aan het activiteitenplan; voorwaarden: vertrouwensrelatie opdrachtgever; integere, discrete en transparante werkwijze, met respect het aanwezige potentieel, de kennis en ambities benutten; duidelijke en veelvuldige communicatie, gekenmerkt door veel vragen, resultaten en oplossingen; belemmerende factoren helder in beeld brengen evenals de kansrijke factoren.
 
Evaluatie
Standaard vindt om de 2 maanden een tussenevaluatie plaats aan de hand van de voortgang van de uitvoering van het activiteitenplan; de eindevaluatie bestaat uit: een eindrapportage (evaluatie van het activiteitenplan, samen met de aanbevelingen en aandachtspunten, ook worden er adviezen gegeven ten aanzien van opvolging en afronding); bij elke evaluatie wordt feedback op het functioneren van interim of projectdienstverlener gevraagd.

Documenten
Bij een opdracht zijn de standaard documenten: plan van aanpak, activiteitenplan, (tussen)evaluatie(s) en een eindrapportage; documenten worden digitaal en op schrift geleverd.

Wijzigingen
Bij wijziging tussentijds, om welke reden dan ook, vindt in overleg met de opdrachtgever, een aanpassing in de analyse en het plan van aanpak, activiteitenplan plaats; bij geen consensus over de wijziging eindigt de opdracht en wordt een regeling getroffen die passend is in het licht van de oorspronkelijke opdracht.
 

Opdrachtgever
Verstrekt tijdig relevante informatie; rugdekking; tijd beschikbaar stellen voor communicatie; zorg voor de benodigde randvoorwaarden (mensen, voorzieningen en of geld).

Terug